中東・アラブ首長国連邦を構成する国の1つであるドバイが、世界で初めて政府機関のペーパーレス化を達成しました。

ドバイは2018年に「ドバイ・ペーパーレス戦略」を掲げ、実現を目指してきました。そして2021年12月11日に、「ドバイ政府機関で紙の利用が完全に無くなった」と目標達成したことを発表しています。

これにより、政府職員に限らず利用者も紙を使用する必要がなくなり、紙の消費を3億3000万枚削減することに成功しています。

さらに、ペーパーレス化したことで業務が効率化され、労働時間を約1400万時間減らし、日本円で約400億円もの経費削減につながったと公表しました。

ドバイは、今回の政府機関によるペーパーレス化の達成は「あらゆる面でデジタル化を導入するための新しいスタート」とし、世界を先導するデジタル都市として競争力を強化していくと、方針を固めています。

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ドバイ政府がペーパーレス化を達成した一方で、日本はペーパーレス化が遅れています。その理由はなぜでしょうか。

日本でペーパーレス化が遅れている理由として考えられる2つのことをそれぞれ解説していきます。

紙の書類や文書は、デジタルよりも安心感や信頼感が高い傾向にあります。理由は、デジタルに比べ修正が難しく改ざんされにくいからです。そのため、情報の信頼性が高いとされています。

また、紙の書類はページをめくることで簡単に全体が見渡せたり、物理的な特徴により記憶に残りやすかったりするのも利点です。

このような紙媒体への安心感や信頼感が、デジタル化を遅らせている理由のひとつといえるでしょう。

日本でペーパーレス化が遅れているもう1つの理由が、変革に対する抵抗があることです。
「従来のやり方で問題ないため、変革の必要性を感じられない」という人や、ITへの苦手意識がある人、またデジタル化によって仕事を失うことへの不安を抱えている人など、それぞれ変革に対して前向きになれない理由があるのでしょう。

とはいえ、変革を恐れていては、時代の変化に対応することはできません。

ちなみに、企業文書の電子化サービス企業が行った、東京に本社がある企業の経営者、役員105名を対象としたペーパーレス化にともなうアンケート調査によると、「社内のペーパーレス化が課題だと感じる」と答えた人の約6割が「紙により無駄なコストがかかっている」と回答しました。このアンケートからもわかるように、紙が必ずしも便利とはいえなくなり、ペーパーレス化を意識する人も増えつつあります。

業務を効率化し、経費を削減させるためにも、ペーパーレス化の推進に向かってこれまでの仕事方法を見直していく必要があるのかもしれません。

※参照:ペーパーレス化にともなう2022年度予算調査

ドバイ政府の事例からもわかるように、ペーパーレス化には多くのメリットがあります。
業務の効率化や経費削減に加え、スペースを有効活用することもできます。

なぜならデータはサーバーに保存すれば良いため、紙の書類のようにファイルなどに入れて保管するスペースの必要がないからです。

またバックアップをしておけば、自然災害に見舞われた際に消失してしまうといったリスクも防げるでしょう。さらに、インクの劣化によって文書が読めなくなるといった心配もありません。

加えて、ペーパーレス化はSDGs8「働きがいも経済成長も」、SDGs12「つくる責任 つかう責任」の達成にもつながります。

先ほど取り上げた調査によると、調査に回答した企業の約70％以上がペーパーレス化を推進しており、その取り組みは企業に限らず、国や自治体など今後ますます広がっていくことでしょう。

ペーパーレスに移行した際にスムーズに対応できるよう、今のうちからペーパーレス化に対する理解を深めておきましょう。

政府機関の完全なペーパーレス化を達成　中東ドバイ