ペーパーレス化とは紙の書類を無くして、電子化（デジタル化）することです。最近では書類に限らず、書籍やコンサートのチケット類なども電子版が増えつつあります。

ビジネスにおいては、ビジネス文書や会議資料、パンフレットやカタログ、チラシやポスターなどの販促物がペーパーレス化の対象です。

しかし、すべての文書がペーパーレス化できるわけではなく、緊急時にすぐ見られる必要がある船舶の安全手引書、免許証や許可証などの現物性が高い文書に関しては、ペーパーレス化の対象から外れます。

（参照:e-文書イニシアティブについて－e-文書法の立案方針－【ポイント)

2021年にデル・テクノロジーズが行った、企業によるサステナブルに関する意識調査では、具体的な取り組みの1位に「ペーパーレス化」がランクインしています。

ペーパーレス化に取り組んでいる理由としては、紙資源の消費削減、ごみの削減、業務の効率化などが挙げられています。

紙の書類が減ると収納でかさばることもなく、ごみが減るなど、目に見える形で変化がわかる点も、ペーパーレス化の取り組みが進んでいる理由といえるでしょう。

また、リモートワークの推進に伴って、ペーパーレスに移行したケースもあります。

（参照:サステナビリティに関する調査結果報告書)

ここからは、ペーパーレス化で得られる具体的なメリットを見ていきましょう。

コストの削減になる

ペーパーレス化することで、用紙代や印刷代などを抑えられるためコストの削減になります。また、印刷が必要無くなれば、プリンターの台数も少なくできるため、リース代やメンテナンス費用、電気代なども節約できます。

紙の書類を郵送したり廃棄処分する必要がなくなるため、これらの費用も削減できるでしょう。さらに、大量の書類を倉庫などで管理していた場合には、ペーパーレス化することで収納場所の管理代が必要なくなります。

生産性の向上や業務の効率化につながる

文書をクラウド上のストレージ内に保存するため、情報共有がしやすくなるメリットがあります。保存の際にファイル名を入れておけば、検索の際にもすぐに情報を取り出せるため、業務の効率化が図れるでしょう。

また、これまでは文書をチェックし直接サインや押印をしていた作業も、ペーパーレス化によって必要がなくなり、生産性の向上につながります。

リモートワークなど柔軟な働き方に対応できる

データを電子化することによって、大事な資料や知りたい情報をオンライン上で確認できるため、会社に居なくても対応できるのがメリットです。これによって場所に縛られない働き方が可能になり、リモートワークなど柔軟な働き方がしやすいのが良いところです。

企業のイメージアップにつながる

ペーパーレス化を実現することで、サステナビリティへの取り組みを行っている企業としてイメージアップにつながります。実際、紙資源を使わないことで、ごみの削減になります。

企業が行っている取り組みをホームページなどに公表できるため、サステナビリティへの取り組みをアピールできるといったメリットもあります。

数ある企業の中には、なかなかペーパーレス化が進まないところもあるかもしれません。ペーパーレス化を推進するためのポイントは、いきなりすべての書類をペーパーレス化するのではなく、部分的に取り入れていくことです。

ペーパーレス化が可能な業務を割り出し、そこから試験的にスタートするのも良いでしょう。また、ペーパーレス化に有効なITツールやシステムを導入するのもおすすめです。そして、最も重要なのは従業員にペーパーレス化の必要性を根気よく伝えて、理解を深めてもらうことです。

理解を得られないまま進めても結果的に業務の効率化や生産性の向上が図れないため、しっかりと説明を重ねた上でペーパーレス化を始めるようにしましょう。

ペーパーレス化は企業のコスト削減や生産性の向上だけでなく、森林伐採やごみ、CO2排出量の削減につながるなど、環境負荷を低くできるメリットがあります。

サステナビリティへの取り組みとしてペーパーレス化は取り入れやすく、目に見える形で効果やメリットを感じられるでしょう。

ぜひ、ペーパーレス化からサステナビリティへの取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。

あわせて読みたい: サステナブルな食生活を送るための7つのヒント